中國石油化學工業開發股份有限公司

提升執行力的科技好幫手

許多員工都曾有類似的經驗:一張出差單或請假單填寫好後,必須給至少一到兩位主管簽核後,再送往人事單位,整個流程走完往往需要數天到一週不等,其他諸如公文類、生產類等表單更是多不勝數。

到底企業該如何協助員工提升效率,減少在這類的庶務工作上所花費時間和注意力?中國石油化學工業開發公司導入商業流程管理系統的經驗,就是一個成功案例。

成立於一九六九年的中國石油化學工業開發公司,不僅是台灣地區唯一己內醯胺(CPL)生產廠家,更是全球前五大的尼龍六原料製造供應商,目前實收資本為台幣一七九億元。二○○五年,他們為了在快速變遷的產業環境中,確保長期競爭優勢,與台塑網合作導入FPG-FLOW系統。

中石化資訊部協理祝淑芬表示,由於總公司在台北,工廠分別在苗栗縣、高雄縣和高雄市三地,過去各地的文件往來,大多是運用email傳遞,容易因為人工作業太多,造成錯誤和資源浪費;內部簽呈和公文也因為採紙本作業,在簽署傳遞間,不容易掌握文件的時效和進度。

透過這次專案,在台塑網專業團隊與中石化資訊人員合作下,共同針對各項實務流程予以分析、歸納、整合。除了把差勤類表單與ERP系統整合外,公文類和生產類表單則與中石化現有的DMS(Document Management syatem)文管系統整合,有效縮短文件在各部門間的傳遞時間,並能確實追蹤簽核流程。在文件簽核完畢後,資料將直接歸檔到DMS系統,以便日後調閱查詢。此外,系統的逾期稽催功能,更貼心提醒待辦人員該處理某個文件,協助員工提高工作效率。

「自從導入FPG-FLOW系統後,所帶來的無形效益,已超乎我們的預期,無論是工作效率和執行力都大幅提升,而且效益是不斷顯現出來的。」中石化資訊部協理祝淑芬強調。她形容,這就像是下水道建設,雖然流程是隱藏的,效益卻是長久深遠的。

台塑網應用軟體事業群BPM處處長高茂榮也表示,這個系統能讓員工不再為了文件的傳遞簽核花費許多時間,自然能專注在更重要的工作上,並有效提升執行力。

本文刊載於【EMBA雜誌278期】