BPM落實企業異常管理能力

每至歲末年終,便是檢視盤點目標達成的重要時刻;然而一般企業在設定目標後,往往過了一段時間,或發生狀況時才會檢討,檢討時也易發生責任推諉的情況,使得目標與達成目標率永遠只是空談存在著找不到真正解決方案的鴻溝…。想要做好管理,就非得從「異常管理」下手不可。

什麼叫「異常」?一般對於「異常」的管理,多侷限於發生狀況才做補救處理,對於異常發生的源頭往往無從追蹤,更無法徹底解決。在台塑集團的理念中,與『標準』不同,便是異常。「就連是無法達到預定的目標,也在「異常」的範圍內。」台塑集團 台塑網BPM處經理周美華,一語點出台塑企業對「異常」管理的嚴謹與重視。

有異常就得管理  就源找問題 
她以年度預算編列為例表示,一旦經過主管審查定案,就變成下一年度的營運目標,藉由電腦系統化的管理,把營收、成本等各項營運目標輸入電腦,日後就依照這訂定的目標管理,不管進度超前或是落後,主管一看這張報表就能馬上發現異常與否。

換句話說,一旦發現異常,一旦沒有達到預期目標,從報表中便能找出原因,就可立即指派經辦人員追根究柢,了解異常發生源頭,究竟是客戶的問題?還是品質的問題?抑或是產業景氣循環的問題?進而提出合理的解決方案。

因此,一旦發現異常,馬上就要採取斷然積極的處置措施。「有異常就管理,追查無法達成目標不到的原因,可以隨時解決問題。」周美華點出異常管理的真正核心精神。

台塑網執行副總藍偉成強調,「異常管理」本就是台塑集團集團重要的管理精神之一,透 
過管理迴圈(Plan->Do->Check->Action),從制定制訂目標(Plan)、執行(Do),到實際績效與目標比較(Check),以及最後的異常反應與改善(Action),以協助企業建立一個有比較基礎的數字化管理,並且在各個關鍵流程中設定管制點,一旦有異常狀況出現時,系統立即產生管理稽核表單,提供相關人員檢討原因並改善。然而,「一般企業最缺乏的便是「Check」及「Action」,這也是導致執行效率不彰的兩大關鍵。」藍偉成補充。

即時管理  責任明確  脫軌立刻糾回
不僅是預算目標設定,就連成本、應收帳款、庫存等也都可以採取同樣模式,每個月訂出標準,若超過目標,就可從收率、良率或製程等處找原因,「利用電腦程式系統設定各種異常管理的條件,隨時都可以即時產生列印異常管理報表,報表上明列所有異常的細節,並透過台塑網商業流程管理系統(BPM)通知員工收到異常管理報表後,透過商業流程管理系統(BPM)進行傳簽,要求員工必須在期限內填寫改善對策,並由主管作電子簽核,把資訊隨時送給相關人員,要求以做出最佳的異常管理處置,。若未獲得處理,BPM系統還會自動向上報告,以釐清責任歸屬。」藍偉成說,這樣一來,透過「即時管理」,一發現問題,馬上解決問題,絕不拖延,才是徹底改善「異常」之道。

對異常管理追根究柢造就台塑集團的企業管理力,如今,台塑網承襲此項智慧,透過將以電腦系統自動化的導入方式,協助更多企業掌握異常,落實管理。